Pandemia a schimbat modul în care spațiile de birou sunt amenajate, pretențiile crescând în condițiile în care se cere un nivel ridicat al calității atmosferei de lucru din toate punctele de vedere.

Am discutat Horațiu Didea, Managing Partner al Workspace Studio, o compania specializată în amenajarea spațiilor de birou, și am aflat câți bani mai cheltuie companiile în asigurarea unui spațiu de lucru care să corespundă cu cerințele și tendințele actuale.

Potrivit acestuia, în acest moment, foarte puține companii au luat o decizie finală privind spațiul cel mai potrivit de birouri. Sunt încă tatonări privind cât de extensivă va fi munca hibridă, cât și tipurile de muncă preponderent efectuate la birou.

„În mod clar munca de inovare, creativitate și colaborare, dar și deciziile, procesele de learning & development se realizează mai eficient într-un cadru offline. La birou, totul este completat de dialogurile informale de conectare și schimb de idei ce au loc la prânz, în cafeterie sau înaintea unei întâlniri”, ne-a spus Horațiu Didea.

Potrivit reprezentantului Workspace Studio, în trecut, în open space se alocau între 5 și 10 metri pătrați per angajat, la care se adăugau zonele comune și alte funcțiuni ale firmei.

„Așa cum arată lucrurile în prezent, cred ce se păstrează o cotă generală de 7-10 metri pătrați per post de lucru, însă suprafața va fi adaptată la un număr mai mic de angajați care vin simultan la birou. Balanța se înclină spre zonele de training, educare, socializare și proiect, cărora se alocă o suprafață tot mai mare”, ne-a mai explicat Horațiu Didea.

Managerul de la Workspace spune că elementele de igienă, spațiile verzi, cafenele, restaurantele și alte servicii comunitare sunt un plus din ce în ce mai necesar. Elementele de design funcțional sunt și ele din ce în ce mai importante.

Horațiu Didea - managing partner Workspace Studio

„Eu cred că este evident că nu ne vom întoarce la situația din pre-pandemie și că a început deja o cursă a atragerii, măcar parțiale, a angajaților la birou prin oferirea unor condiții de lucru mult mai bune”, a punctat Didea.

Cât investesc companiile într-un post de lucru?

Vorbind din propria experiență, managing partnerul de la Workspace spune că în acest an cele mai multe proiecte au fost cele cu dimensiuni mai mici, adaptate pentru câteva zeci de angajați.

Această tendință este influențată de faptul că proiectele mari sunt majoritatea în standby, companiile cu sute de angajați neluând încă o decizie privind modul în care vor lucra în anii următori.

Astfel, proiectele pentru spații cu suprafețe între 300 și 500 de mp au fost cele mai populare anul acesta, ca bugete situându-se între 100.000 și 250.000 de euro per proiect.

Bugetul include spațiile de lucru, dar mai ales zonele comune - zone de relaxare, conectare și colaborare - a căror pondere a urcat la circa 40% din valoarea proiectului, față de 20-25% cât reprezentau înainte.

Unul dintre motivele principale care influențează reducerea spațiilor este și faptul că spațiile de lucru sunt de obicei adaptate la munca hibrid și shared desking, ceea ce înseamnă că sunt mai puține posturi de lucru, raportat la numărul de angajați. Cum angajații vin prin rotație la birou, nu există nici nevoia de instalare a mai multor posturi de lucru.

Cât despre valoarea per post de lucru, Horațiu Didea ne-a spus că a crescut constant în ultimii ani, iar anul acesta nu face excepție, mai ales că tot mai mulți clienți se îndreaptă către produse de înaltă calitate.

„Întrucât adaptează totul la un număr mai mic de angajați prezenți în birou la un anumit moment, soluțiile alese sunt mai ergonomice și mai performante. Astfel, cred că ne situăm anul acesta în jurul unei medii de 2.500 euro/post de lucru, cuprinzând aici scaun, birou, brațe de monitor, dar și cotă din spațiile comune de relaxare și colaborare, precum zona de cafeterie sau lounge, săli de conferință sau cabine acustice și elemente de decor”, ne-a mai spus oficialul Workspace Studio.

Cum arată spațiile de birou noi

Din ce ne explică reprezentantul companie de amenajări, mobilierul este din ce în ce mai ergonomic, punându-se accent pe mobilierul ajustabil sau care susține activități de proiect și socializare. Cabinele acustice vor deveni normă, înlocuind camerele închise care nu sunt flexibile și necesită lucrări, autorizări, etc.

În general, a crescut cererea de piese de mobilier premium, care dau o notă elegantă birourilor și care diferențiază semnificativ confortul și percepția angajaților și a vizitatorilor asupra brandului.

De fapt, biroul devine un spațiu mai exclusivist și totodată o carte de vizită a companiei, deci e firesc să vedem că organizațiile sunt tot mai atente la piesele de mobilier selectate.

Designul în ansamblu trebuie să susțină distanțarea, de care, la nivel psihologic, au nevoie majoritatea celor care revin la birou după aproape 18 luni de lucru la distanță, dar să permită în același timp conectarea și colaborarea, acestea reprezentând principalele motive pentru care se dorește revenirea la birou.

Biroul “shared” va deveni tot mai popular. La fel și spațiile multifuncționale, cu utilizare multiplă, care vor permite firmelor să reducă semnificativ costurile, acoperind totodată nevoile funcționale la un nivel înalt.

„Din discuțiile noastre cu partenerii locali și internaționali, se conturează tot mai mult ideea de adaptare a spațiilor pentru munca hibrid. Asta înseamnă că spațiul trebuie să susțină în orice moment conectarea nu doar dintre angajații prezenți la birou într-un anumit moment, ci și cu cei care lucrează la distanță la momentul respectiv.

Ceea ce înainte era firesc pentru echipele cu membri din diverse țări, acum devine normalitate pentru angajați din același oraș”, ne-a mai spus Horațiu Didea.

Workspace a început adaptarea reamenajând propriile birouri

Înainte să le spui altora ce trebuie să facă este mai bine să te îngrijești de propria casă, nu? Compania a început adaptarea la noile tendințe din piață refăcând designul complet al birourilor sale, pe baza noilor principii de organizare a spațiului.

”Biroul nostru este un birou al viitorului. Avem doar două camere închise multifuncționale, cabine acustice care servesc atât ca mici săli de meeting, cât și ca zone de concentrare sau teleconferință, fiecare zonă din open-space este aerisită și separată vizual de celelalte, având propria identitate estetică și funcțională, confortul acustic este foarte înalt și majoritatea utilităților sunt configurate pentru un minim de atingere. Fiecare zonă de lucru este ergonomică, permițând munca în diverse posturi, fiind și adaptată la munca hibrida prin prezența și încorporarea tehnologiilor de comunicare”, ne-a mai spus Didea.

Clădirile de birouri modeste nu vor rezista nici cu chirii low-cost

Referitor la evoluția pieței, managing partnerul de la Workspace ne-a spus că nu ar trebui să fie o problemă pentru clădirile bine dotate și care se află în zone bune ale orașelor.

„Cel mai probabil, clădirile de bună calitate, care sunt bine poziționate și o calitate superioară a spațiilor publice, sisteme de aer condiționat de înaltă calitate și ai căror proprietari vin în întâmpinarea clienților cu soluții flexibile și de design, vor prospera. Cele în zone aglomerate, cu limitare de parcare, departe de metrou, cu abordare low-cost, chiar dacă vor avea prețuri mici, vor suferi”, a conchis Horațiu Didea.

Articol aparut in editia Wall-Street